Outsourcing / Rightsourcing

Die Auslagerung von Technologie (ITO) und Prozessen (BPO) ist längst kein reines Kostenoptimierungsinstrument mehr. Spezialisierte Serviceanbieter eröffnen den Zugang zu Fachwissen auf aktuellstem Stand, innovativen Leistungen und flexiblem Abruf praktisch rund um die Uhr. Allerdings sind Outsourcingthemen in der Verlagsbranche häufig vielschichtiger als in anderen Wirtschaftszweigen, weil die Entwicklung digitaler Produkte und Herstellungsinnovationen aufs Engste miteinander verknüpft sind. Außerdem kann eine geschickte strategische Bündelung von Kompetenzen und IT-Infrastruktur im eigenen Haus gerade größeren Verlagen neue, sehr attraktive Erlösquellen erschließen, indem sie selbst als Serviceanbieter gegenüber kleineren Wettbewerbern auftreten.
 
In diesem Szenario kann Kai Rutkowski als Brancheninsider mit profundem IT-Wissen und umfangreicher Outsourcingerfahrung eine gründliche und zuverlässige Analyse liefern, ob sich eine Auslagerung für das betroffene Unternehmen tatsächlich lohnt. Das zweite Assessment, das ebenfalls unverzichtbar ist, beantwortet die Frage, ob das Unternehmen aktuell überhaupt outsourcingfähig ist. Denn nur wenn definierte Service Levels, transparente Kostenstrukturen sowie kompatible Geschäfts- und IT-Service Managementprozesse gegeben sind, kann ein Outsourcingprojekt professionell aufgesetzt werden.
 
Fällt die Entscheidung für eine Auslagerung, geht eine ausführliche Analyse der Ist-Situation, die auch Verträge, Assets, Infrastruktur, Service Levels und Mitarbeiter einbezieht, mit einer intensiven Organisations- und Prozessberatung sowie der Erhebung geeigneter Service Provider Hand in Hand. Auf der Grundlage der Ergebnisse entwirft Kai Rutkowski die Struktur der zukünftigen Outsourcing-Beziehung. Sie enthält die Rahmenwerke für die geforderte Performance und Überwachung der Leistungserbringung, die Vergütung und Anreizsysteme für den Service Provider sowie den Entwurf der Service Level Agreements.
 
Aufbauend darauf erfolgt die Auswahl des Service Providers im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses, den Kai Rutkowski strukturiert und begleitet. Die ermittelten Ist- und Sollzustände sind in der Ausschreibung dokumentiert. Eine korrespondierende Bewertungsmatrix ermöglicht den objektiven Vergleich der eingeholten Angebote.
 
Da nicht nur die Auslagerung selbst, sondern auch der effiziente Einsatz der im Unternehmen verbleibenden Ressourcen wesentlich für den Gesamterfolg des Projektes ist, konzentriert sich Kai Rutkowski zudem auf die Transformation dieser sog. „retained organisation“. Prozesse und Organisation werden sowohl aus Infrastruktur- wie aus Applikationssicht optimiert. Schließlich begleitet er den Verlag auch in der Transform- und Transition-Phase und unterstützt das Sourcing Management.
 
Für die hohen Anforderungen, die ein IT-Outsourcingprojekt im Verlag stellt, hat Kai Rutkowski mit erfahrenen Kooperationspartnern ein Outsourcing Framework und ein Vorgehensmodell auf Basis der DIN Spec 1401 – Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen (T-KIBS) entwickelt, die sich vielfach bewährt haben.