Einführung von IT-Systemen

Die Einführung von IT-Systemen stellt hohe Anforderungen an den Verlag. Meist werden nicht nur neue Funktionen benötigt, sondern hinter dem Projekt stehen gewünschte Änderungen der Arbeitsabläufe und der Arbeitsorganisation – zum Beispiel als Folge digitaler Produktinnovationen, eines In- oder Outsourcings oder einer Fusion. Das hohe Änderungsvolumen bei den Geschäftsprozessen und in der Organisation erfordert die Beteiligung vieler unterschiedlicher Interessengruppen und führt zu einer relativ langen Laufzeit.

Die wahre Herausforderung einer Systemeinführung besteht darin, dieses Gesamtprojekt, das weit über die rein technischen Aspekte hinausgeht, zu planen und auf Kurs zu halten. Erfahrungsgemäß werden auf dem Weg zur Inbetriebnahme des IT-Systems die gesteckten Projektziele, die das Vorhaben rechtfertigen, aus vermeintlichen Sachzwängen oft nicht konsequent verfolgt. Die planmäßige Inbetriebnahme verselbstständigt sich zum Primärziel, Zeit und Budget erhalten auf Kosten der Qualität höchste Priorität. Tatsächlich ist aber ein konsequent an den eigentlichen Projektzielen ausgerichteter Ablauf entscheidend für den ROI des Projekts.

Diese notwendige Fokussierung gewährleistet Kai Rutkowski idealerweise in der Rolle der Project Assurance (Projektsicherung) oder des Project Supports (Projektunterstützung). Im Rahmen der Projektsicherung sorgt er während der gesamten Laufzeit für die Wahrnehmung der Interessen der Auftraggeber. Dies geschieht unter anderem durch eine fortlaufende Überprüfung des Business Case und des Projektfortschritts. Konsequentes Risikomanagement ermöglicht außerdem die Früherkennung von Problemen und die Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen. Im Project Support unterstützt er die Projektleitung sowie die Teammanager in allen Fragen des Projektmanagements. Der Schwerpunkt liegt in diesem Fall auf der Strukturierung und Planung des Projekts. In bestimmten Fällen übernimmt Kai Rutkowski auch die Rolle des verantwortlichen externen Projektleiters und steuert das Vorhaben selbst.

In all diesen Funktionen kann Kai Rutkowski seine jahrzehntelange Projekterfahrung und seine fachliche Expertise in den Bereichen Prozessmanagement, Systemintegration, Systemarchitektur und IT-Strategie optimal einbringen. Von seinen Fähigkeiten zur Problemanalyse und Strukturierung der Aufgabenstellung haben bereits zahlreiche Verlage und Systemhersteller profitiert, für die er Systemeinführungen als Projektmanager, Programm-Manager oder in Projektsicherungsfunktion durchgeführt hat. Aktuell zeichnet er als Projektmanager für die erfolgreiche Einführung des Vertriebssystems SAP IS-M/SD für den Verkauf und die Logistik aller Tageszeitungen und Anzeigenblätter einer der größten deutschen Mediengruppen verantwortlich.